Ein Handwerksbetrieb möchte Angebote schneller vorbereiten, Material auf der Baustelle per Sprache erfassen oder Kundenwissen besser nutzen. Doch mit jeder neuen KI-Anwendung stellt sich auch die Frage, wer sie betreut. Norman Müller spricht mit Patrick Sager, Mitgründer und Geschäftsführer von ProzessX aus Nagold, über den Weg von der KI-Beratung zur eigenen Plattform XOS und darüber, wie kleine und mittelständische Unternehmen einen passenden Einstieg finden.
Im Mittelpunkt stehen konkrete Arbeitsabläufe, die Anbindung vorhandener Software und die Menschen, die mit den neuen Werkzeugen arbeiten sollen. Patrick erklärt, weshalb er mit einer Bestandsaufnahme im Team beginnen würde und warum Unternehmen schon beim ersten Agenten an dessen späteren Betrieb denken sollten.
00:00 Wie findet ein kleiner Betrieb einen sinnvollen KI-Einstieg?
01:49 Von der KI-Agentur zum Systemhaus
03:35 Wie aus eigenen Aufgaben die Plattform XOS entstand
06:57 Wiederkehrende Aufgaben im mittelständischen Alltag
08:33 Welche Arbeit kostet Zeit, Geld oder Nerven?
10:21 Sprachnotizen, Materialerfassung und gemeinsames Kundenwissen
13:54 Wenn das bestehende ERP keine KI-Anbindung bietet
16:43 Agenten und Workflows mit vorhandenen Systemen verbinden
20:12 Wer betreut die Agenten nach der Einführung?
21:24 KI-Anwendungen als zusätzlicher Service für Kunden
24:22 Neue Angebote entwickeln und die Toolvielfalt steuern
26:36 Was unterscheidet Assistenzsysteme und KI-Agenten?
30:26 Unternehmensnachfolge und zugängliches Betriebswissen
35:06 Die Tastatur vor dem Scanner: Hindernisse im Alltag
37:05 Warum Befähigung vor der Einführung wichtig ist
39:06 Der Blick in den Spiegel: Kennt ihr eure Abläufe?
43:04 Lösungen ausprobieren und im Betrieb weiterentwickeln
49:39 Der erste Schritt: Mit dem gesamten Team Bestandsaufnahme machen
52:26 Unterstützung finden und das AI Cockpit nutzen
56:00 Patricks Schlussgedanke: Weniger Angst vor KI
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Shownotes
Patrick Sager ist Mitgründer und Geschäftsführer von ProzessX in Nagold. Das Unternehmen verbindet KI-Beratung und technische Umsetzung mit Weiterbildung und entwickelt die Plattform XOS. Im Gespräch beschreibt Patrick, wie Erfahrungen aus eigenen Abläufen und Kundenprojekten in die Produktentwicklung einfließen.
Patrick Sager auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/patricksgr/
ProzessX: KI-Beratung und Umsetzung: https://prozessx.com
Weiterbildung bei ProzessX: https://prozessx.com/ki-weiterbildungen
Kontakt zu Patrick und dem ProzessX-Team: info@prozessx.com
Genannte Tools:
AI Cockpit des Bundesverbands: KI-Vorhaben beschreiben und Unterstützung anfragen: https://ki-projekt.bundesverband.ai
Der erste KI-Prozess braucht jemanden, der sich kümmert
Ein Mitarbeiter steht auf der Baustelle und spricht ins Handy, welches Material er verbraucht hat. Aus der Notiz könnte eine strukturierte Meldung für den Einkauf werden. Im Büro müsste niemand denselben Vorgang noch einmal abtippen. So beschreibt Patrick Sager einen möglichen Einsatz von KI im Handwerk. Das Beispiel beginnt bei einer Arbeit, die jemand jeden Tag erledigen muss.
Patrick hat mit seinem Mitgründer ProzessX in Nagold aufgebaut. Im Gespräch erzählt er, wie das Team zunächst eigene Aufgaben automatisierte und später ähnliche Wünsche bei Kunden wiedererkannte. Angebote vorbereiten, Informationen aus Gesprächen weitergeben, Kundenkontakte organisieren: Irgendwann wollten die Gründer wiederkehrende Lösungen in einer eigenen Plattform zusammenführen. Daraus entstand XOS.
Diese Entwicklung wirft eine Frage auf, die auch für Kunden wichtig ist. Wenn ein Unternehmen immer mehr Arbeit an Software übergibt, muss es wissen, wer diese Software im Alltag betreut. Ein erster Prototyp kann schnell entstehen. Ob Beschäftigte sich Monate später noch darauf verlassen können, hängt auch von den Zuständigkeiten und der Pflege ab.
Bei einer Aufgabe anfangen, die das Team kennt
Im Gespräch schlage ich drei Suchrichtungen für einen ersten Anwendungsfall vor: Welche Aufgaben kosten viel Zeit? Welche kosten Geld? Und welche erledigen die Beschäftigten besonders ungern? Damit lässt sich ein Gespräch über KI an Tätigkeiten anschließen, die im Betrieb längst bekannt sind.
Patrick nennt die Angebotserstellung und den Umgang mit Gesprächsnotizen. Er beschreibt auch die Möglichkeit, Informationen aus Telefonaten für die weitere Zusammenarbeit verfügbar zu machen. Wer bei einem Kunden war, soll sein Wissen anschließend so weitergeben können, dass Kollegen damit arbeiten können. Die beschriebenen Funktionen und Abläufe sind seine Darstellung, kein unabhängiger Produkttest.
Für einen Betrieb liegt darin eine brauchbare Ausgangsfrage: Wo übergeben Menschen heute Informationen, und was geht dabei verloren? Vielleicht fehlt eine Materialangabe. Vielleicht muss jemand nachfragen, was ein Kunde beim letzten Termin wollte. Vielleicht liegt die entscheidende Notiz auf einem einzelnen Rechner. An solchen Stellen lässt sich ein begrenzter Versuch besprechen, an dem die betroffenen Beschäftigten selbst mitarbeiten können.
Auch ein Agent muss betreut werden
Sobald mehrere Abteilungen eigene Werkzeuge bauen oder einkaufen, muss jemand den Überblick behalten. Ich erzähle im Gespräch von Unternehmen, die bereits zahlreiche Agenten eingerichtet haben und nun merken, dass sie diese weiter pflegen müssen. Verbindungen zu anderen Programmen können sich ändern. Ein verwendetes Modell kann auslaufen. Ein bisher brauchbarer Ablauf kann neue Fehler produzieren.
Patrick beschreibt XOS als gemeinsame Umgebung für Agenten, Workflows und betriebliche Anwendungen. Bestehende Systeme sollen sich darüber anbinden lassen. Gerade bei älterer Branchensoftware bleibt diese Verbindung aber eine konkrete Integrationsaufgabe. Fehlt eine geeignete Schnittstelle, muss das Team einen anderen Weg finden oder zusätzlichen Entwicklungsaufwand einplanen.
Für mich folgt daraus eine Frage, die vor dem Ausbau auf den Tisch gehört: Wer kennt diesen Ablauf gut genug, um Fehler zu bemerken und Änderungen zu veranlassen? Dazu gehört auch die Möglichkeit, eine Anwendung wieder abzuschalten. Wir sprechen darüber, dass Unternehmen aus einem Versuch lernen und Ressourcen für eine bessere Lösung freimachen können.
Patrick fragt außerdem, ob ein System noch funktioniert, wenn die wenigen Menschen gehen, die es aufgebaut haben. Wer diese Frage erst beim Abschied eines Mitarbeiters stellt, muss womöglich unter Zeitdruck herausfinden, wie die eigene Automatisierung arbeitet.
Befähigung beginnt mit dem eigenen Arbeitsalltag
Patrick berichtet, dass sein Team viel Aufklärungsarbeit leisten muss, bevor Kunden einschätzen können, was KI für sie leisten könnte. Eine Geschäftsführung kann eine Anwendung bestellen. Die Beschäftigten müssen anschließend verstehen, wie sie damit ihre Arbeit erledigen und welche Grenzen sie beachten sollen.
Dafür verwendet Patrick das Bild eines Spiegels. Wer die eigenen Systeme, Abläufe und Schwierigkeiten kennt, kann einen Einstieg genauer beschreiben. Wer lediglich gehört hat, dass das Unternehmen jetzt KI brauche, hat diesen Ausgangspunkt noch nicht.
Ich mag dieses Bild, weil es auch einen zweiten Blick zulässt. Ein Betrieb kann heute erfolgreich sein und trotzdem Aufgaben haben, die er in einigen Jahren anders organisieren muss. Im Gespräch kommen wir auf Unternehmensnachfolge und Wissen zu sprechen, das bisher vor allem in den Köpfen langjähriger Beschäftigter steckt. Wie lässt sich dieses Wissen zugänglich machen? Wer versteht die Zusammenhänge noch, wenn die betreffende Person in Rente geht?
KI kann bei der Suche und Aufbereitung von Informationen unterstützen. Welche Informationen verlässlich vorliegen und wer die Ergebnisse beurteilen kann, muss der Betrieb trotzdem klären. Eine neue Oberfläche allein beantwortet diese Fragen noch nicht.
Den ersten Versuch gemeinsam auswählen
Zum Ende frage ich Patrick, was ein kleiner Betrieb morgen tun sollte, um in dreißig Tagen beurteilen zu können, ob KI ihm hilft. Seine Antwort beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Die Beschäftigten sollen erzählen, was sie im Alltag beschäftigt und was sie ändern würden, wenn sie darüber entscheiden könnten. Anschließend lässt sich gemeinsam auswählen, womit das Unternehmen anfängt.
Für die Bewertung eines solchen Versuchs würde ich vorab festhalten, wie der bisherige Ablauf aussieht und woran das Team eine Verbesserung erkennen will. Ebenso gehören der neue Prüfaufwand und die laufenden Kosten in die Betrachtung. Das ist meine redaktionelle Ableitung aus dem Gespräch. Die Folge liefert keine konkrete Gesamtkostenrechnung und keinen nachgemessenen Einsparungsfall.
Patrick berichtet von einzelnen Projekten, die bei klarer Aufgabenstellung innerhalb von vier Wochen vom Erstgespräch bis zur Übernahme kamen. Daraus ergibt sich keine allgemeine Einführungsfrist. Die dreißig Tage meiner Abschlussfrage sind ein Zeitraum zum Lernen und Beurteilen, keine Zusage, dass dann jeder Prozess fertig automatisiert ist.
Ein sinnvoller nächster Schritt kann deshalb ein Gespräch mit den Menschen sein, die den betreffenden Ablauf täglich kennen. Danach lässt sich ein Versuch abgrenzen, eine verantwortliche Person bestimmen und prüfen, ob die neue Arbeitsweise tatsächlich hilft. Patrick wünscht sich zum Abschied weniger Angst vor KI. Eine überschaubare Aufgabe, an der ein Team gemeinsam Erfahrungen sammelt, bietet dafür einen konkreten Anfang.
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